İnternet ve dolayısıyla da getirdiği elverişli çalışma ağı, artık bir dünya sistemi haline geldi. Günümüzde gerek çalışanların evden çalışma imkanları, gerekse de genç girişimcilerin home-ofis çalışma şekilleri her geçen gün artış göstererek kabul görüyor. Daha önce bahsettiğimiz gibi işverenler için birçok avantajları olan bu evden çalışma sistemi, özellikle evden çalışan bireyler için de apayrı bir önem taşıyor.
Evden çalışan bireylerin, devamlılıkları ve verimlilikleri için dikkat etmeleri gereken başlıca adımlar bulunuyor. Bu bağlamda bu adımları, evden çalışanların maksimum verim kazanabilmesi için teker teker sıraladık;
1- Yeterli bir bilgisayar
En geleneksel tabiri ile bilgisayarlar, evden çalışan kimselerin ve girişimcilerin “ekmek teknesi” konumundadır. Dolayısıyla bilgisayarları, her zaman tüm iş gereksinimlerine cevap verebilecek, çeşitli sorunlarla vakit ve motivasyon kaybettirmeden süreklilik sağlayabilecek niteliklere sahip olmalıdır.
Evden çalışan bireylerin iş merkezleri olan bilgisayarlar için, dikkatli ve özenli tercihler yapmak gerekiyor. Zira herhangi bir olumsuz durum sonucu işlerin aksamaması açısından, her ne kadar giderleri arttırmamak adına düşük bütçe ile bilgisayar seçimleri yapılsa da, uzun vadede can sıkıcı sorunların önüne geçmek adına güçlü, verimli ve stabil bir bilgisayar tercihi yapmak gerekiyor. Özellikle tüm iş hayatının bu bilgisayar başında geçirileceği göz önünde bulundurulduğunda, aslında en yüksek bütçe ayrımını hak edebilecek olduğu kanaatine varılabilir.
2- Sürekli ve güçlü bir kablosuz internet ağı
Evden çalışma ve home-ofis çalışma alanını var eden internet, elbette ki evdeki çalışma ortamı için bir vazgeçilmez. Ancak kararsız ve zayıf bir kablosuz veya kablolu internet bağlantısı, işleri sekteye uğratabilecek potansiyele sahiptir. Dolayısıyla da bilgisayar kadar ev ortamındaki internet ağı da bir o kadar önem teşkil ediyor.
Bu noktada ise kablosuz, güçlü ve kararlı bir internet ağı tavsiye ediliyor. Çünkü kullanılan birçok mobil cihazın, ofis veya iş ortakları ile devam eden iletişimi sağlamak adına çalışabilmesi gerekiyor. Karel Mobil gibi uygulamalar internetin olduğu her yerden iletişiminizi devam ettirmenize yardımcı olabilir. Zira kablolu bir internet ile masa başında sabit kalmak, iletişim kopukluğuna ve motivasyonunuzun düşmesine neden olabiliyor.
Bu noktada ise kablosuz, güçlü ve kararlı bir internet ağı tavsiye ediliyor. Çünkü kullanılan birçok mobil cihazın, ofis veya iş ortakları ile devam eden iletişimi sağlamak adına çalışabilmesi gerekiyor. Karel Mobil gibi uygulamalar internetin olduğu her yerden iletişiminizi devam ettirmenize yardımcı olabilir. Zira kablolu bir internet ile masa başında sabit kalmak, iletişim kopukluğuna ve motivasyonunuzun düşmesine neden olabiliyor.
3-Kesintisiz güç kaynağı gereksinimi
Bilgisayar, mobil iletişim ve internetten söz ediyorsak, bunların elektrik ile mümkün olduğunu göz ardı etmemek gerekiyor. Ofis ortamında herhangi bir güç kesintisi, jeneratör ile devam ettirilebilirken, ev ortamında ne yazık ki bu durum çok da mümkün değil. Durumun böyle olması, herhangi bir güç kesintisi anında elektrik ihtiyacınızı karşılayabilecek pratik ürünlere ihtiyaç duyduğunuz anlamına geliyor.
Neyse ki mobilite, güç kaybını önleyecek ürünleri de beraberinde getiriyor. Mobil cihazınız için istenilen her kapasitede taşınabilir şarj cihazları ve bilgisayarınız için yine hemen her boyutlarda kesintisiz güç kaynakları ile iletişim ve çalışmalarınızın aksamasının önüne geçilebiliyor.
Özellikle iletişim noktasında kesintisiz güç kaynakları edinilmesi olmazsa olmazlardan. Zira herhangi bir video, sesli veya yazılı görüşmenin elektrik kesintisi ile bölünmesi, kurumsal anlamda büyük problemleri beraberinde getirebilir.
4- Bulut depolamanın sağladığı esneklik
Mobilleşen teknolojiden ve süreklilikten bahsettiğimiz evden çalışan bireyler için, bulut depolama çözümleri ciddi anlamda yardımcı olabilir. Üzerinde çalıştığınız projelere veya dokümanlara hemen her yerden erişebilme imkanı, çalışma alanınız açısından büyük bir esneklik sağlayabilir.
Keza veri güvenliği noktasında da avantaj sağlayan bulut depolama teknolojisi, herhangi bir bilgisayar problemi durumda verilerin kaybolmasının önüne geçmiş oluyor. Özellikle son dönemde bulut depolama servislerinin hem yerli hem de yabancı firmalar tarafından ulaşılabilir seviyelere getirilmiş olması, bu servislerin kullanımlarının artmasına yardımcı oluyor.
5- Mutfağın gücü
Konumuz ev olduğu zaman, hiç şüphesiz ki mutfak avantajı göz ardı edilemez. Bu avantajı da home-ofis kavramı ile birleştirmek gerektiğini unutmamak gerekiyor. Özellikle kahve, çay ve atıştırmalıkların mutfakta hazır beklemesi, evden çalışan bireylerin masa başında enerjilerini tazelemesi için büyük birer fırsat haline gelebilir. Mutfağınızdan kahve, çay, süt ve atıştırmalıkları eksik etmemek, enerji dolu çalışma saatleriniz için büyük birer etmen olacaklar.
6- Çalışma ortamının etkisi
Evden çalışanların en büyük avantajlarından bir tanesi, ofislerdeki mevcut kurallara uymak zorunda olmamalarıdır. Ancak her ne kadar ev ortamı büyük rahatlık sağlasa da, bu rahatlık kimi zaman çalışma sürelerine olumsuz etkiler oluşturabilir.
Evden çalışanların ofisi, genelde masa ve bilgisayardan ibaret oluyor. Bu durumda bireyler masalarını, iş motivasyonunu düşürmeyecek şekilde düzenlemeliler. Dağınık veya çok sade masalar, çalışma süresini olumsuz etkileyebilir. Tertipli ve ihtiyaç duyulacak malzemelerin hemen elinizin altında olmasına imkan sağlayacak bir çalışma ortamı yani masa düzeni, çalışma saatlerine pozitif etki oluşturacak ve motivasyonunuzu arttıracaktır. Çok kalabalık ve düzensiz masalar ise, göz yorgunluğu ve bunaltan çalışma ortamı oluşturdukları için, bu tür düzenlerden kaçınmanızı şiddetle öneriyoruz.
7- Disiplin, disiplin ve disiplin
Aslında evden çalışanların ofiste çalışanlara göre daha fazla disipline ihtiyacı vardır. Çünkü ev ortamının getirdiği rahatlık, kimi zaman çalışma saatlerini sekteye uğratabilir. Ev içerisinde dikkat dağıtıcı nesnelerin ve durumların, ofise göre çok daha fazla oluşabileceği düşünüldüğünde, evden çalışan bireylerin bu etmenlere disiplinli bir program ile engel olmaları gerekiyor.
Her ne kadar evde çalışan bireyler yalnız ve kontrolsüz çalışıyor gibi görünseler de aslında durum tam tersi olmalıdır. Kendinize göre çalışma saatleri belirlemeli, çalışma sürenizi bölecek ve dikkat dağıtacak durumları göz ardı etmeli, hatta çalışma disiplini oluşturmak için masanızın başına geçmeden tıpkı ofise gider gibi giyinmeniz, disiplinli bir çalışma sürecinin ilk adımları olacaktır.
Siz de belirtilen bu adımları, kendinize ve ev ortamınıza göre kişiselleştirip uygulayarak, home-ofis sahanızı daha verimli bir hale getirebilirsiniz.
HOME-OFFİCE ÇALIŞMANIN FAYDALARI
Home office çalışmak ve home ofis işler son yıllarda birçok işletme tarafından tercih edilmeye başlandı. Özellikle küçük ve yeni kurulan girişimler bir ofis tutmak yerine evden çalışarak işlerini gerçekleştirerek, şirketlerini büyütmeye çalışır. İnternet üzerinden iş yaparken; bir online satış mağazanız varsa home office çalışma bazı avantajları beraberinde getirir.
Evden çalışmanın bazı dezavantajları da bulunsa da belli bir disiplin oturtarak zaman yönetiminizi doğru bir şekilde yaptığınızda bu dezavantajların bir kısmının üstesinden gelebilirsiniz. Evden çalışmayı planlıyorsanız üretkenliğinizi de en üst seviyede tutmaya özen göstermeniz gerekir.
-Esnek çalışma saatleriyle çalışabilirsiniz:
Home-ofis işler yaparken çalışma saatlerinizi esnetebilmeniz mümkün. Belli bir zaman aralığına bağlı kalmaksızın istediğiniz ve kendinizi verimli hissettiğiniz saatler arasında çalışabilir ve dilediğiniz zaman kısa molalar verebilirsiniz.
UNUTMAYIN: Çalışma saatlerinizi esnetirken, ekibinizdeki kişilerin takvimini ya da müşterilerinizin beklentilerini unutmamanız gerekir. Kullanıcılar sipariş verirken ya da satın alma sonrasında sizinle iletişime geçmek isteyebilecekleri gibi gün içerisinde yapılan satışları da takip edebilmeniz gerekir. Bu nedenle de çalışma saatlerinizi esnetirken, çevrenizde işinizi etkileyen faktörleri de göz önünde bulundurmalısınız.
- Çalışma ortamınızı dilediğiniz gibi düzenleyebilirsiniz:
Evden çalıştığınız için, evinizin bir odasını ofisiniz haline getirebileceğiniz gibi, bu çalışma ortamını dilediğiniz gibi düzenleyerek, kendinizi en iyi hissedeceğiniz bir ortam yaratabilirsiniz.
- Maliyetlerinizi düşürebilirsiniz:
Bir ofise kıyasla evden çalışmanın maliyetleri daha azdır. Ofis kirası, ofis araç gereçlerinin maliyetleri, ofisteki çay kahve gibi giderlerin olmayışı ve verginin daha az olması evden çalışmanın maliyetini önemli bir şekilde düşürmektedir.
- Trafikte geçen süreyi kendinize ayırabilirsiniz:
Çalışma günlerinde ofise giderken belli bir zamanınızı trafikte harcarsınız. Özellikle İstanbul gibi trafik problemi olan bir şehirde gün içinde ortalama 1-2 saatinizi trafikte harcayabilirsiniz. Ancak home office çalışmaya başladığınızda, trafikte kaybettiğiniz bu zaman size kalmış olur ve bu zamanı çalışarak değerlendirebileceğiniz gibi kendinize veya sevdiklerinize de ayırabilirsiniz.
- Stresten arınabilirsiniz:
Evden çalıştığınızda çoğunlukla tek başınıza olacağınız, trafik derdiniz olmayacağı ve gün içinde istemsiz şekilde karşınıza çıkan olumsuz durumlarla daha az karşılaşacağınız için stresiniz de azalmaya başlayacaktır.
HOME-OFFİCE ÇALIŞMANIN DEZAVANTAJLARI
Home ofis çalışmak avantajlı olduğu gibi bazı dezavantajları da beraberinde getirebilir. Aşağıdaki maddeler halinde açıklamak istedik;
- Belli bir rutin oturtma zorluğu:
Evden çalışırken ne kadar disiplinli olduğunuz da oldukça önemlidir. Çünkü esnek çalışma saatleri ve belli bir saatte masa başında olmama zorunluluğu, belli bir iş rutini oturtmanızı zorlayabilir. Esnek çalışma zamanınız olsa da kendinize belli çalışma saat aralıkları belirleyerek verimli çalışabilirsiniz.
- Ekip arasındaki koordinasyonsuzluk:
Ekip olarak evden çalışmak, birbirinizle olan iletişimin de kesintisiz olması gerekir. Basit bir konuda bilgi paylaşımı yapılacağı zaman, ekipteki herkesin aynı zaman dilimleri içerisinde aktif olması önemlidir. Proje yönetim araçlarından yararlanabileceğiniz gibi ekip büyüklüğüne göre daha basit iletişim yollarını da (mesajlaşma uygulamaları) kullanabilirsiniz. Ekip olarak iş yaparken, çalışma saatlerinizin de ortak olmasına özen göstermelisiniz.
- Dikkatinizi dağıtabilecek unsurlar:
Home-ofis çalışma, disiplinli olmadığınızda ve belli bir çalışma rutini oluşturmadığınızda verimli olmayabilir. Sosyal mecralarda vakit geçirmek, evdeki işlere yönelmek, televizyon başına oturmak gibi birçok farklı dikkat dağıtıcı unsur, iş yapmanıza engel olabilir. Bu unsurların önüne geçebilmek için, bir odanızı ofis gibi kullanmalı ve bu odadayken sadece işe odaklanarak, diğer konuları göz ardı etmelisiniz.
- Çok fazla rutine bağlı kalabilirsiniz:
Sürekli olarak evden çalışmak, iş ve ev hayatınızın aynı ortamda geçiyor oluşu, hayatınızın çok fazla rutine oturmasına neden olabilir. Bu rutin belli bir süre sonra işinize odaklanamamanıza ve sürekli tek bir ortamda vakit geçirdiğiniz için psikolojik sorunlar yaşamanıza neden olabilir. Bu durumun önüne geçmek için haftanın belli günlerinde internet bağlantısı olan herhangi bir yerde (bir kafe, restoran, ortak çalışma alanları vb.) vakit geçirmeniz, rutininizin bozulmasını sağlayacaktır.
- Sosyal ortamlardan uzaklaşma:
Yaşanabilecek bir diğer problem de tek başınıza çalışıyorsanız ve çok fazla dışarıda çalışmıyorsanız, sosyal ortamlardan uzaklaşmaya ve yalnızlaşmaya başlayabilirsiniz. Bu durumu çok uzun süre devam ettirmek, psikolojik olarak olumsuz bir şekilde etkilenmenize neden olabilir. Bu nedenle de bir önceki maddede de değindiğimiz gibi belli günlerde farklı ortamlarda çalışmayı deneyebilirsiniz.
HOME-OFİS ÇALIŞIRKEN DİKKAT ETMENİZ GEREKEN UNSURLAR
1. Ofis ortamı oluşturma
Evden çalışmak herkes için ideal bir plan olmasa da çalışmak durumunda kaldığınızda da bu durumu en verimli hale getirmelisiniz. Bu nedenle kendinize ve yaptığınız işe en iyi şekilde odaklanabileceğiniz bir ortamda çalışmanız faydalı olacaktır. Evden çalışırken, normalden biraz daha fazla disiplinli olmanız gerekir.
2. Çalışma arkadaşlarınızla iletişim
Çalışma zamanlarınızı net bir şekilde belirlemenizin yanı sıra ekibinizle iyi bir iletişim kurmanız oldukça önemlidir. Bunun yanı sıra evden çalışırken, çok fazla odanıza kapanarak, sosyal ortamlardan uzak durmak ve sevdiklerinizle vakit geçirmemek de yanlış bir tutum olacaktır. Her ne kadar iş yoğunluğunuz olsa da hem kendinize hem de çevrenizdekilere zaman ayırmanız daha sağlıklı bir şekilde çalışmalarınıza devam etmenizi sağlar.
3. Çalışma saatlerine uyum sağlama
Bir şirkete bağlı olarak home-ofis çalışma modeline geçtiyseniz şirketinizin prensiplerine uyum sağlamalı, çalışma saatleri içerisinde işinizin başında olmalı, iş yerinizdeymiş gibi mola ve çalışma saatlerinizi düzenli yapmalısınız. Kendi işinizi evden yürütüyorsanız ise yine belirli çalışma saatleri oluşturmalı, verimli çalıştığınız saatlerde işinizi yürütmelisiniz.
Commentaires